En toda empresa del sector de la alimentación se producen multitud de visitas. Pueden ser con fines comerciales, empresariales, institucionales, etc. Independientemente del motivo, hay que aprovechar estas visitas para potenciar la marca y generar una mayor cercanía con las personas que vengan de visita.

Es por eso que debemos asegurar que se siga un protocolo cada vez que alguien venga a nuestra empresa. A continuación te hemos preparado varios consejos que te ayudarán a saber qué aspectos tener en cuenta para planear una visita exitosa.

Tipos de visitas en la industria alimentaria

Como hemos dicho anteriormente, la finalidad de una visita puede ser muy variable. Desde conocidos que vengan de una forma muy personal hasta otras empresas o instituciones muy formales. Por eso, debemos identificar rápidamente quién es la persona que vendrá de visita, cuál es el objetivo y cómo debemos tratarla para que cuando salga tenga una buena imagen de la empresa. Algunos de los principales tipos de visitas son:

• Comerciales: Suelen darse para conocer los procesos y el equipo para llegar a un acuerdo comercial. Probablemente sean las que más se repitan y deben estar muy pautadas.
• Empresariales: Aunque se parezcan a las visitas comerciales, la persona que atendamos probablemente sea un directivo de otra empresa y habrá que actuar de la forma más profesional posible.
• Institucionales: Son muy importantes para la imagen de marca y la autoridad que nos visita. El tiempo de cada evento debe estar muy controlado.
• Personales: Ya sean amigos o conocidos que vengan a visitar la empresa, también hay que tratarlos de la mejor forma posible.

Aspectos a tener en cuenta para la planificación de visitas

Ahora que ya conoces los diferentes estilos de visitas que puedes tener en tu negocio, te explicamos algunos conceptos a tener en cuenta para sacar el máximo provecho a la visita y que la persona salga con una buena impresión de la empresa.

Protocolo de actuación

Recomendamos desarrollar formalmente y por escrito un protocolo de actuación detallando los pasos a seguir, teniendo en cuenta aspectos como el tipo de visita, el motivo, el número de participantes y la duración. De esta forma, cualquier trabajador tendrá las pautas necesarias para intervenir y actuar de acuerdo con los objetivos de la empresa.

Los invitados

Si eres tu quien organiza la visita en lugar de una solicitud externa, determina a quién invitarás en cada caso en función de los requisitos comerciales, institucionales o publicitarios. No es lo mismo organizar una visita para un cliente potencial que hospedar a una autoridad.

Recibimiento

El grado de atención se determinará según el nivel del visitante. Las visitas de más alto nivel las recibe el puesto más alto de la empresa, las visitas de segundo nivel las reciben los puestos directivos y las visitas generales las reciben los departamentos o jefes de departamento involucrados en las visitas.

Espacio y logística

Elige y prepara lugares para visitar, incluso dónde esperan los invitados mientras llegan los demás.

Hay que consultar con antelación el material y equipo necesario para realizar la visita y contratar todos los servicios necesarios para la jornada.

El recorrido

Planifica un itinerario fácil y cómodo que muestre lo que realmente quiere ver el visitante. Verifica que todo esté en perfecto estado de limpieza y funcionamiento y elimina las obstrucciones arquitectónicas si las hubiera.

La despedida

Esta es una de las etapas a la que más atención debes prestar, porque por muy bien que vaya una visita, un acabado descuidado puede arruinar el conjunto. Haz una ceremonia de despedida, agradece a los invitados su presencia y trata de dejar un buen sabor de boca.

Consejos para gestionar visitas correctamente

• Confirma la fecha, hora, número de personas, nombres, clientes, países, etc.
• Preparar y acordar una agenda realista basada en los intereses del cliente, no muy amplia.
• Extremo orden y limpieza.
• Haz las presentaciones adecuadas en la recepción y dales una bienvenida clara y cálida.
• Acomodar el idioma y la cultura del visitante.
• Haz una breve introducción antes de ir a la instalación, además de brindar información básica, para que quede claro a qué empresa están visitando (imágen, lema, valores).
• Asesorar y aplicar las normas de higiene aplicables a los visitantes.
• Proporcionarles ropa protectora y equipo de protección personal.
• Recorre la instalación siguiendo el flujo del proceso y explica el plan de control de manera sencilla.
• Termina con una degustación del producto.
• Dales un pequeño regalo o recuerdo de la empresa.

Consultoría en seguridad alimentaria de Barcelona

Proacciona es una empresa de consultoría en seguridad alimentaria con sede en Barcelona, ​​somos expertos en asesorar y orientar en seguridad alimentaria a empresas del sector alimentario. Además, llevamos más de 15 años implantando los certificados BRC, IFS, FSSC 22000 y el plan APPCC. Solo tienes que rellenar el formulario de contacto para que podamos resolver todas tus dudas en el menor tiempo posible.