Evitar los errores en auditorías de calidad es clave para certificarnos en un Sistema de Gestión de Calidad, como IFS, BRC y FSSC 22000, así como para renovar nuestra certificación.
Las auditorías externas suelen generar nervios y ansiedad, ya que las empresas temen obtener “no conformidades” o no superar la auditoría, lo que podría acabar repercutiendo en la actividad de la empresa. Planificar la auditoría, tener todos los documentos actualizados y listos para presentarlos y seguir unas pautas de conducta adecuadas, te ayudará a pasar sin problemas una auditoría de calidad externa.
A continuación, os contamos desde nuestra experiencia como consultores en seguridad alimentaria y expertos en la certificación en IFS, BRC y FSS2200, cómo evitar los principales errores que cometen las empresas alimentarias al someterse a una auditoría externa.
Errores en auditorías de calidad
Planifica la auditoría
Uno de los principales errores en las auditorías de calidad es una mala planificación por parte de la empresa auditada. Por eso, es necesario preparar la auditoría con antelación. Esto incluye, principalmente:
- Asegurarse de que cuando vengan los auditores, los respectivos sectores de la organización puedan atenderles perfectamente. Por eso, la auditoría no puede coincidir con otro evento importante para la empresa.
- Preparar una agenda, y ponerla a disposición del auditor, donde se incluyan también los horarios de descanso y comida.
Define las responsabilidades de cada miembro de la empresa
Asumir responsabilidades ajenas es un error común en las auditorías externas. Suele confundirse la responsabilidad de la persona encargada de un departamento con la responsabilidad del control del Sistema de Gestión de Calidad. La persona responsable del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa suele asumir toda la carga de responsabilidad. Si se establece alguna “no conformidad” en otro departamento, se le suelen dar las culpas porque es la persona que se encarga del Departamento de Calidad.
Interviene sólo cuando sea necesario
Hablar demasiado es uno de los principales errores en auditorías de calidad. Los nervios pueden hacer que intervengamos más de la cuenta intentando demostrar mayor experiencia o conocimiento.
Los auditores son profesionales que se han formado para poder realizar a la perfección una auditoría. Por eso es necesario limitar las intervenciones a responder preguntas del auditor o a mostrar evidencias, y nunca para distraer su atención.
Pon a disposición sólo los documentos necesarios
A veces existe tendencia a proporcionar muchos documentos, ya que, erróneamente, se interpretan los requisitos de la norma con la necesidad de generar diferentes documentos. Por ello, es necesario limitarse a mostrar al auditor sólo los documentos que solicita la norma, ya que éstos son los estrictamente necesarios para el buen funcionamiento del sistema. Además, es conveniente optimizar los registros, por ejemplo utilizando una única plantilla, para presentarlos de forma ordenada y condensada.
Mantén una buena actitud
A veces, las personas que trabajan en sectores donde la calidad cobra gran importancia, adoptan una actitud errónea con el auditor. A menudo, confunden las preguntas del auditor con una evaluación personal o el cuestionamiento de su trabajo, lo que si se le suma la petición de evidencias, puede provocar reacciones adversas.
Es por ello que el auditado debe ser consciente de que el trabajo que realiza el auditor consiste en preguntar y pedir evidencias físicas, y que no son las personas las que están siendo evaluadas, sino el sistema de gestión y los mecanismos que se utilizan para tenerlo bajo control.
Involucra la dirección
Generalmente, la alta dirección de la empresa suele estar muy ocupada, lo que dificulta su localización y participación. Sin embargo, es imprescindible tener en cuenta que para superar una auditoría de calidad con éxito, la dirección debe estar involucrada. De hecho, un requerimiento de las normas es que durante el proceso de Revisión por la Dirección, ésta debe estar presente.
